Skift af system - Huskeliste
Der er en del ting man skal være opmærksom på hvis man vælger at skifte regnskabssystem i sin virksomhed. Listen vil varierer fra virksomhed til virksomhed, men grundlæggende er de mest gængse punkter på listen.
Tænk gerne en ekstra gang om du har alt med i god tid. Er du i tvivl og vil du skifte til LedgerBee er du velkommen til at række ud.
- Ha' en knivskarp skæringsdato
Når man skifter system er det vigtigt at du har en bestemt skæringsdato.
Alle der arbejder i systemet eller har effekt på transaktioner skal være involveret i processen. Lige fra varemodtagelse til fakturering.
Det kan have katastrofale følger og blive dyrt, hvis der arbejdes i to systemer både før og efter et systemskifte, da dine data bliver blandet sammen. - Alt skal være bogført og afstemt fra tidligere system
Før migrering eller overgang skal alt i tidligere system være bogført, afstemt og ajour. Dette sikrer en glat overgang og at datagrundlaget fra skæringsdatoen er korrekt. Biszon kan være behjælpelig med kontrol af åbningsbalancer m.m. - Opbevaringspligt
Afhængig af metoden dit regnskab flyttes fra tidligere system, skal du være opmærsom på at du stadig har pligt til at gemme og opbevare dit regnskab sikkert i minimum 5 år. Du kan selv gemme og opbevare, nogle systemer tilbyder en form for arkiv licens hvor de opbevarer og gemmer dine data. - Informér kunder og eventuelt leverandører
Ligesom det er vigtigt at informere dine kunder når hvis du skifter bank, kan det også være en god idé at oplyse at der er skiftet system. Hvis din faktura ikke ser ud som den plejer kan det i nogle tilfælde resultere i at den bliver afvist (mistanke om svindel) vær transparent overfor dine kunder. Leverandører skal oplyses om eventuel ny mail til faktura eller lign. - Licens til tidligere system
Opsig tidligere abonnement når alt er afsluttet og gemt, afhængig af tidspunktet du skifter kan du overveje hvornår det giver mest mening. Er det et system hvor du betaler for flere brugere bør du som minimum reducere antallet af licenser. Husk at opsig når det ikke længere er aktuelt. Afhængig af virksomhedens størrelse og hvordan dine data flyttes kan det være en god idé at have adgang omkring skæring. - Opmærksom på momsperioden
Vær opmærksom på momsperioden sammenholdt med din skæringsdato samt bogføringsdatoen du benytter omkring skæringsdatoen.
Er din skæringsdato eksempelvis d. 1/9 og du modtager en faktura dateret i oktober bør du være opmærksom på hvornår fakturaen skal bogføres, det afhænger også af om din data fra tidligere system er flyttet. Vær især opmærksom her hvis din skæringsdato også ligger ved skift af regnskabsår, for så har du ikke nødvendigvis selv et valg om hvad er korrekt. - Skift af system er en god anledning til opdatering af din bogføringsprocedure
En bogføringsprocedure er faktisk lovpligtig at have, på trods af det har mange virksomheder ikke en. Skifter du system er det oplagt, her at udarbejde en bogføringsprocedure. Skifter du til LedgerBee og har Biszon som samarbejdspartner er dette obligatorisk for at sikre korrekt opsætning og flow fra start af. Under Indstillinger > Virksomhedsoplysninger i LedgerBee ligger endda en skabelon til netop det formål. - Er i flere, så vælg en superbruger/ansvarlig
For at en i virksomheden har kontrollen over hvem gør hvad og hvornår, så vælg en superbruger eller ansvarlig for skiftet. Dette styrker overgangen og skaber overblik over de forskellige opgaver. Personen ville ligeledes være kontaktperson for Biszon. - Biszon HyperCare
For den etablerede virksomhed tilbyder Biszon sin HyperCare løsning, daglig opfølgning og mulighed for daglige møder. Prioriteret support og hjælp til at løse eventuelle problemstillinger indenfor 24 timer. Kontakt for mere info, din drift skal ikke påvirkes af et systemskifte, det hjælper Biszon med at sikre. - Få hjælp til opgaven
Det er ikke 'bare lige' at skifte system, der er mange faktorer og ting man skal være opmærksom på. Tag endelig fat i Biszon hvis du vil have hjælp til at flytte.
Er du i tvivl om du har det hele med?
Du er velkommen til at kontakte os.